Jak zarządzać obszarem produkcyjnym?
Tablica +QDIP jest wizualnym narzędziem do codziennego zarządzania obszarem (shopfloor management), dzięki któremu szybko można ocenić działanie obszaru w oparciu o pięć (lub więcej) kryteriów: bezpieczeństwo (+), jakość (Q od „quality”), dostawy (D – „delivery”), usprawnienia (I – „improvements”) oraz produktywność (P – „productivity). Kombinacja liter może być dopasowana do charakteru obszaru np. zamiast I – usprawnienia można stosować I – zapasy („inventory”). Popularnym trendem jest również dodawanie kryterium środowiska (E – „environment) lub obszaru kadrowego. Przeważnie zakłady produkcyjne posiadają obszarową tablicę informacyjną, problem polega na tym, że jest na niej zbyt wiele informacji do przeanalizowania, do tego informacje te bywają niepotrzebne lub nawet mogą powodować złe decyzje. Często nie ma też ustalonego standardu aktualizacji tablicy oraz osób odpowiedzialnych przez co tablica po prostu „nie żyje”. +QDIP jest to standard, który pozwala skupić się na tych obszarach, które wymagają poprawy a jego przeanalizowanie zajmuje dosłownie kilka chwil.
Zasady działania tablicy:
Tablica może być stosowana do różnych procesów i obszarów, w tym artykule posłużę się przykładem zastosowania tablicy w firmie produkcyjnej. Osoba odpowiedzialna za obszar (lider lub kierownik produkcji) stosując odpowiednie kolory markerów wypełnia wyniki za dzień poprzedni dla każdego z kryteriów oceny obszaru. O ustalonej godzinie odbywa się spotkanie przy tablicy z pozostałymi uczestnikami procesu – mogą brać w nim udział np. osoby odpowiedzialne za zakupy, magazyn, planowanie, jakość, itd. Ważne aby dane były wypełnione przed spotkaniem a nie w jego trakcie – to optymalizuje czas spotkania. Lider przechodzi przez kolejne kryteria, omawiana jest realizacja założonych celów, problemów i prowadzonych akcji. Docelowo spotkanie przy jednej tablicy nie powinno zająć więcej niż 10 minut.
Na tablicy znajdują się kolejne sekcje:
„+” Bezpieczeństwo – monitorujemy wypadki, zdarzenia potencjalnie wypadkowe, pierwszą pomoc czy pracę w warunkach niebezpiecznych. Celem może być np. brak wypadków.
„Q” Jakość – monitorujemy problemy związane z jakością, śledzimy ilość braków. Celem może być np. mniej niż 3 defekty dziennie.
„D” Dostawy – monitorujemy problemy związane z dostawami. Możemy śledzić dostawy wewnętrzne (np. między magazynem a produkcją) lub dostawy zewnętrzne (od dostawców), lub zarówno jedne jak i drugie. Celem może być np. 100% dostaw na czas.
„I” Usprawnienia – monitorujemy usprawnienia w obszarze. Kryterium to jest bardzo istotne w celu promowania kultury ciągłego doskonalenia. Celem może być np. jedno usprawnienie dziennie.
„I” Zapas (opcja alternatywna) – monitorujemy poziom zapasu, przyczyny przekroczeń stanów maksymalnych i akcje dotyczące jego redukcji. Cel może być określony np. maksymalnie 5 palet, które mogą być składowane na danym obszarze.
„P” Produktywność – monitorujemy produktywność obszaru. Celem może być produkowanie zgodnie z czasem taktu lub osiągnięcie założonego celu sztukowego/procentowego.
Sekcja dodatkowa – można ją zaadoptować pod swoje potrzeby, mogą znaleźć się tutaj np. osoby odpowiedzialne za obszar i numery kontaktowe, osoby uprawnione do udzielania pierwszej pomocy, audyt/checklista 5S czy plan produkcji. Można też monitorować tu dodatkowy KPI.
Stosowanym przeze mnie i polecanym źródłem zbierania większości danych są tablice godzinowe – dokładny opis i działanie znajdziecie w osobnym artykule.
Analiza wyników:
Patrząc na tablice Manager zarządzający fabryką może szybko ocenić czy zespół realizuje założone cele oraz gdzie i kiedy pojawiły się problemy. Jeżeli w danej sekcji dominuje kolor czerwony tam należy skoncentrować działania Managera i wesprzeć zespół. Być może wymagana jest zmiana priorytetów lub dedykowanie dodatkowych zasobów.
Jeżeli tablic (tak jak obszarów) jest kilka a Manager zarządzający chce lub musi uczestniczyć we wszystkich spotkaniach obszarowych polecam zaplanowanie rutyny przejścia z interwałem 10 minutowym. Przykładowo mamy pięć obszarów produkcyjnych i jeden obszar magazynowy. Spotkania są kolejno 8:00, 8:10, 8:20, …. aż do godziny 9:00. Po takim przejściu Manager zarządzający jest w stanie ocenić pracę zespołu i uzyskane wyniki.
Jak wykonać tablicę:
Najprostsza i najtańsza wg mnie metoda to zakupienie tablicy sucho-ścieralnej o wymiarach 200×120, 18 szt. grzbietów do segregatorów i zestawu markerów (kolory zielony, czerwony, niebieski, czarny i żółty). Może przydać się również gąbka i płyn do tablic sucho-ścieralnych. Do zamontowania grzbietów będą potrzebne wkręty i wkrętarka. Ostatnim z elementów są arkusze do wypełniania danych, można je zrobić w wordzie lub excelu (gotowe arkusze są dostępne w sekcji Narzędzia Lean).
Tablicę można zawiesić na ścianie lub wykonać stojak z profili stalowych (polecam to rozwiązanie z uwagi na mobilność tablicy – zanim stanie w miejscu docelowym może być kilkukrotnie przemieszczana). Droższym i bardziej czasochłonnym rozwiązaniem (ale możliwym) jest zlecenie wykonania gotowej tablicy. Na początek nie polecam tego rozwiązania – tablica będzie ewoluowała w takcie użytkowania pod bieżące potrzeby firmy. Dobrą praktyką jest wytestowanie jednej tablicy na obszarze pilotażowym a potem skopiowanie rozwiązania (lub zamówienie gotowych tablic) na pozostałe obszary. Tablica powinna znajdować się w dobrze widocznym miejscu.
Zalety rozwiązania:
- Spotkanie przy tablicy i sama tablica to kanał komunikacyjny ludzi odpowiedzialnych za obszar.
- Tablica podnosi odpowiedzialność lidera/kierownika obszaru oraz współodpowiedzialność całego zespołu.
- Tablica pokazuje operatorom produkcji, że są prowadzone działania usprawniające w ich obszarze. Każdy z nich może w przerwie podejść i poznać status prowadzonych działań.
- Spotkanie odbywa się w miejscu, w którym przebiega proces – tak naprawdę jest to okazja żeby pracownicy biurowi „pokazali się” operatorom. Wpływa to pozytywnie na burzenie „silosów” organizacyjnych (my – produkcja, wy – biuro).
- Problemy opisane dnia poprzedniego, stają się automatycznie zadaniami do rozwiązania dnia następnego. Utrzymujemy w firmie kulturę ciągłego doskonalenia.
- Tablica precyzuje działania i skraca czas analizy sytuacji Managera zarządzającego fabryką.
Podsumowanie:
Mam nadzieję, że artykuł okaże się dla Was inspirujący i pomocny. Zachęcam do zapoznania się z dodatkowym materiałem – filmem instruktażowym, w którym mówię szerzej o każdej z sekcji, przykładowych wynikach i wnioskach jakie powinno się z nich wyciągnąć. Dowiecie się z niego między innymi jak zarządzać każdą z sekcji, jak wyznaczać cele i jak sprawdzić czy zespół zdefiniował właściwe akcje na występujące problemy.
W załączeniu do filmu instruktażowego otrzymacie również gotowe formatki i arkusze do wypełniania w formatach Worda i Excela, dzięki którym zaoszczędzicie czas podczas wdrożenia tablicy +QDIP.