Jak efektywnie zaplanować spotkania w firmie produkcyjnej?
Zbyt duża ilość spotkań może być zmorą dużych organizacji. Pracując w korporacji byłem zalany ilością zaproszeń na spotkania co dezorganizowało pracę moją i mojego zespołu. Spotkań było tak dużo, że nie miałem czasu pracować ze swoimi ludźmi. Miałem wrażenie, że zapraszający szukali ostatniej luki w kalendarzu żeby wcisnąć chociaż półgodzinne spotkanie. Oczywiście to nie była ich wina – każdy chciał znaleźć czas na porozmawianie o problemie, który był dla niego priorytetowy. Najgorsze było to uczucie, że siedzę na półtoragodzinnym spotkaniu, które pośrednio mnie dotyczy albo nie dotyczy mnie w ogóle a swój raport mógłbym streścić w 2 minuty bezpośredniemu przełożonemu.
Z kolei z tego co obserwuję w małych firmach to regularnych spotkań nie ma praktycznie w ogóle, organizuje się je dopiero wtedy kiedy wybuchnie już jakiś pożar. Jeżeli już jakieś jest to nie przebiega według określonego standardu czy agendy, nie mówi się na nim o faktach oraz nie opiera na konkretnych liczbach. Uczestnicy przedstawiają bardziej swoje opinie niż konkretne rzeczy co utrudnia podjęcie dobrych decyzji i działań.
W codziennej „bieżączce” sporo usprawniają komunikatory. Odpowiednio stworzone i dobrane grupy np. na Watsupie pozwalają sprawnie się komunikować, przesłać zdjęcia czy nawet krótkie filmy. Dzięki nim można „popchać” dany temat do przodu bez organizowania specjalnego spotkania.
Podczas pracy zawodowej zbudowałem swój sprawdzony standard spotkań operacyjnych, który angażuje wg mnie minimum czasu pracowników a daje maksimum efektów. Oczywiście nie wolno zapomnieć o kilku zasadach ogólnych, takich jak: dogodne miejsce i czas na spotkanie, jasne przedstawienie uczestnikom zasad, celu i oczekiwań oraz przygotowanie i obecność właściwych osób.
Jakie spotkania stosuję w swoim standardzie:
- Spotkanie zmianowe brygadzistów/liderów – to popularnie nazywane „przekazanie zmiany” wykonywane przez liderów pracujących na następujących po sobie zmianach produkcyjnych. Lider kończący zmianę powinien podsumować wyniki zmiany i przekazać najważniejsze informacje drugiemu liderowi (m. in. co zostało zrobione i co należy zrobić, informacje na temat bezpieczeństwa, jakości, przestojów, dostaw czy usprawnień). Jako podstawowe narzędzie wizualne Shopfloor Management, które stosuję żeby to spotkanie przebiegło sprawnie jest Tablica Godzinowa (Day by Hour Board). Dzięki niej liderzy jak i osoba zarządzająca (np. Kierownik Produkcji) mają pełny obraz zmiany i przebiegu dnia. Spotkanie zajmuje od 5 do 10 minut.
- Codzienne spotkanie przy tablicy obszarowej +QDIP – to spotkanie, na którym omawia się poprzedni dzień (bezpieczeństwo, jakość, dostawy, usprawnienia/zapasy, produktywność). Biorą w nim udział właściciel obszaru (Kierownik Produkcji/Lider/Brygadzista) oraz pozostali uczestnicy procesu w zależności od złożoności organizacji (np. planista produkcji, zaopatrzeniowiec, przedstawiciel jakości, utrzymania ruchu itd.). Spotkanie przy tablicy jest podstawowym kanałem komunikacyjnym w zakładzie oraz głównym narzędziem do codziennego zarządzania produkcją i doskonalenia. Dokładny opis narzędzia znajduje się w osobnym wpisie pod tym linkiem. Spotkanie trwa od 10 do 15 minut.
- Cotygodniowy przegląd fabryki – to spotkanie, które odbywa się raz w tygodniu i podsumowuje poprzedni tydzień. Na spotkaniu spotykają się przedstawiciele jednostek funkcjonalnych firmy (produkcji, logistyki, księgowości/kontrolingu, utrzymania ruchu czy działu BHP). Każdy z działów omawia po kolei swoje wskaźniki, uzyskane wyniki i prognozę/plan na obecny tydzień. Używanym przeze mnie narzędziem jest Raport tygodniowy (jego opis pojawi się w osobnym wpisie). Spotkanie nie trwa dłużej niż 30 minut.
- Cotygodniowe spotkanie i przejście po zakładzie Gemba Walk z kadrą kierowniczą – jest to spotkanie w innej formie niż standardowe spotkanie ponieważ polega na przejściu po obszarze, koncentracji na procesie i wartości dodanej oraz rozmowie z uczestnikami procesu – operatorami. Dokładny opis Gemba Walk pojawi się w osobnym wpisie ale mogę śmiało powiedzieć, że to najlepszy sposób na doskonalenie procesów, budowanie relacji z pracownikami i skuteczny Shopfloor Management. Przejście trwa do 45 minut.
- Comiesięczny przegląd fabryki – to spotkanie, które odbywa się raz w miesiącu. Na spotkaniu omawiane są wyniki sprzedaży i koszty poprzedniego miesiąca w odniesieniu do budżetu oraz poprzedniego roku. Mówi się również o planowanych działaniach w odniesieniu do budżetu i ciągłego doskonalenia. Omawiana jest również część kadrowa dotycząca stanu zatrudnienia, absencji chorobowych i nadgodzin. Używanym przeze mnie narzędziem jest Raport Zakładowy (jego opis pojawi się w osobnym wpisie). Spotkanie nie trwa dłużej niż 60 minut.
Podsumowując system spotkań jest zorganizowany w taki sposób żeby dane pochodziły od samego źródła i były przenoszone wyżej. Źródło to operatorzy wypełniający Tablice Godzinowe i uczestniczący w przejściach Gemba Walk. To tak na prawdę najważniejsze osoby w firmie, które tworzą wartość i dają input do działań doskonalących. Oczywiście w dzisiejszych czasach można podłączyć automatyczne czujniki do maszyny i są one w stanie dostarczyć nam obiektywne dane. Problem w tym, że nie ma tam czynnika ludzkiego – operatorów, którzy są najbliżej procesu. Tracona jest wtedy informacja zwrotna pochodząca od nich odnośnie okoliczności wystąpienia rzeczywistych problemów i marnotrawstwa.
Plan spotkań operacyjnych w formie arkusza Excel jest do pobrania w zakładce Narzędzia Lean. Można użyć go w swojej firmie po wcześniejszej modyfikacji o konkretne osoby czy terminy spotkań.