Sercem każdej firmy produkcyjnej jest obszar produkcji, dlatego kluczowe jest aby był dobrze zarządzany. Odpowiedzią na pytanie w jaki sposób efektywnie zarządzać obszarem produkcyjnym jest właśnie Shopfloor Management. Jest to system zarządzania operacyjnego, metody i narzędzia, które pozwalają na szybkie podejmowanie decyzji na podstawie wizualnie pokazanych odchyleń. W tym artykule chciałbym skupić się na czterech kluczowych dla mnie aspektach Shopfloor management:
- Odpowiednia wizualizacja procesów
- Właściwa i regularna komunikacja
- Odpowiednio zdefiniowane KPI (kluczowe wskaźniki efektywności)
- Ustrukturyzowane rozwiązywanie problemów
Odpowiednia wizualizacja procesów
Wizualizacja powinna być na każdym etapie procesu, zaczynać się od stanowiska operatora a kończyć na tablicy kierownika zakładu lub nawet właściciela firmy. Jest bardzo dużo narzędzi wizualnych takich jak tablice kanban, tablice andon, tablice 5S. Dobrą praktyką jest również wprowadzenie tablic wizualizujących przepływ w procesie oraz oznaczeń wąskich gardeł. Nie chcę jednak wgłębiać się w każde z nich w tym artykule, chciałbym pokazać to trochę z innej strony. Aby Shopfloor Management było skuteczne musi być przedstawione w dwóch „perspektywach” czasowych:
- Krótkiej – aby szybko reagować na bieżące problemy
- Długiej – aby obserwować i wizualizować trendy
Dwoma podstawowymi narzędziami, które pozwalają spojrzeć na produkcję właśnie z tych dwóch perspektyw jest tablica godzinowa (z ang. Day by Hour Board) oraz tablica obszarowa +QDIP. Opisuje obie tablice w osobnych artykułach. Dodatkowo w sekcji Narzędzia Lean są dostępne materiały pozwalające samodzielnie wdrożyć te dwa narzędzia. Zainstalowanie tych tablic to według mnie zawsze powinien być pierwszy krok w budowaniu skutecznego Shopfloor Management.
Właściwa i regularna komunikacja
Aby komunikacja była skuteczna powinna łączyć ze sobą komunikację wizualną, werbalną i niewerbalną – tak aby wymiana informacji między ludźmi przebiegała sprawnie w obie strony, prowadząc do podejmowania decyzji jak najbliżej Gemba (miejsce wykonywania rzeczywistej pracy – tam gdzie budowana jest wartość dla klienta). Celowo wspominam tu również o komunikacji niewerbalnej – mowa ciała to 50% przekazu, ton głosu 40% a na koniec 10% to docierające do nas słowa. Tylko dzięki połączeniu wszystkich tych rodzajów komunikacji możemy w pełni zrozumieć innych członków zespołu. Na pewno nie da się komunikować lub zarządzać zza biurka, trzeba wyjść ze swojego silosu.
Kluczowe jest też żeby kanały komunikacyjne były regularnie „otwarte”. Pomaga w tym dobrze skonstruowany plan spotkań operacyjnych – swoją propozycję opisałem w osobnym artykule.
Kluczowe Wskaźniki Efektywności – Key Performance Indicators
Komunikacja wspomniana powyżej w myśl Shopfloor Management nie może przebiegać z pominięciem odpowiednio zdefiniowanych, standardowych Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI). Mówiąc wprost służą one do monitorowania celu a niesamowicie istotne jest pokazanie pracownikom czy założony cel osiągają. Wskaźniki muszą być połączone bezpośrednio z operatorem, który musi rozumieć, że ma na nie wpływ. Te kluczowe wskaźniki to między innymi bezpieczeństwo, jakość, terminowość dostaw, zapasy czy produktywność.
Ustrukturyzowane rozwiązywanie problemów
Aby odnieść sukces należy włączyć do procesu rozwiązywania problemów wszystkich pracowników, zarówno operatorów, pracowników biurowych jak i kadrę zarządzającą – stworzyć shopfloor management team, multidyscyplinarny zespół, w którym operator i członek kadry zarządzającej mogą wspólnie rozwiązać problem w klarowny i wizualny sposób.
Oczywiście wydaje się to tylko proste w teorii, w rzeczywistości złożoność problemów produkcyjnych może nas przytłoczyć. Z pomocą przychodzą nam metody rozwiązywania problemów takie jak diagram Ishikawy, 5 Why czy narzędzia myślowe przedstawione w teorii ograniczeń. Kluczowe jest posiadanie informacji ze źródła – od operatora, który miał z tym styczność. Sposobem na zbieranie informacji o występujących problemach, które praktykuje jest wcześniej wspomniane narzędzie – tablica godzinowa (z ang. Day by Hour Board).